Jak podejmować uchwały w spółce z o.o. z udziałem zagranicznego wspólnika?

Podejmowanie uchwał w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością bywa wyzwaniem, szczególnie gdy wspólnicy lub ich przedstawiciele znajdują się za granicą. W tym artykule wyjaśniamy, jakie możliwości przewiduje polskie prawo, aby usprawnić proces podejmowania decyzji i podpowiadamy, jak uniknąć potencjalnych problemów.

Najwyższy organ w spółce z o.o. – zgromadzenie wspólników

Zgromadzenie wspólników jest najwyższym organem w spółce z o.o., odpowiedzialnym za podejmowanie najważniejszych decyzji ekonomicznych, personalnych i ustrojowych. Decyzje te zapadają w formie uchwał, które zazwyczaj podejmowane są na zgromadzeniu wspólników odbywającym się w siedzibie spółki, na terenie Polski. Nie zawsze jednak uchwały muszą być podejmowane na zgromadzeniu wspólników. Polskie przepisy przewidują alternatywne metody podejmowania uchwał, które mogą być szczególnie przydatne w przypadku zagranicznych wspólników, dla których osobiste uczestnictwo jest trudne.  

Kiedy wymagana jest obecność na zgromadzeniu?

Zasadą jest odbywanie zgromadzeń wspólników w siedzibie spółki, na terytorium Polski. To ta zasada istotnie ogranicza zagranicznych wspólników, gdy z pewnych względów nie mogą fizycznie wziąć udziału w takim zgromadzeniu. Warto podkreślić, że Kodeks spółek handlowych wskazuje sytuacje, w których wymagane jest podejmowanie uchwał na zgromadzeniu wspólników. Należą do nich m.in. sprawy wymagające:

• powzięcia uchwały dotyczącej dalszego istnienia, gdy strata spółki wskazania w sprawozdaniu finansowym przewyższa sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zapasowego);
• zamieszczenia w protokole sporządzonym przez notariusza (np. uchwała w sprawie zmiany umowy spółki);
• głosowania tajnego (np. wszystkie uchwały w sprawach osobowych, w tym dotyczące zmian w organach spółki czy udzielenia ich członkom absolutorium).

W praktyce oznacza to konieczność zorganizowania zgromadzenia oraz stawiennictwo wspólników w określonym miejscu na terytorium Polski.  

Jak podejmować uchwały w przypadku ograniczonej dostępności wspólnika?

Nierzadko spotykamy się z sytuacją, w której zaistniała potrzeba podjęcia pilnej uchwały w danej sprawie, a wspólnik (spółka zagraniczna) i jego reprezentant przebywają w innym kraju i nie mogą przybyć osobiście na zgromadzenie. Problem ten jest o tyle istotny, że odbycie zgromadzenia w innym miejscu niż miejsce ustalone zgodnie z art. 234 KSH stanowi naruszenie przepisu, a tym samym uchwały podjęte na tym zgromadzeniu podlegają zaskarżeniu w trybie powództwa o stwierdzenie nieważności uchwały. W takim przypadku, bardzo często spotykamy się z pytaniem: Co może zrobić wspólnik, aby wziąć udział w głosowaniu, bez konieczności osobistego stawiennictwa na zgromadzeniu organizowanym w Polsce? 

1.Udzielenie pełnomocnictwa Najprostszym i najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest udzielenie pełnomocnictwa osobie trzeciej, która będzie reprezentować wspólnika na zgromadzeniu. Forma pisemna pod rygorem nieważności – pełnomocnictwo musi być sporządzone na piśmie. Może być stosowane także w głosowaniach wymagających protokołu notarialnego. To rozwiązanie jest szczególnie praktyczne, gdy wspólnik przebywa za granicą, a uchwały wymagają odbycia zgromadzenia wspólników. 

2. Podjęcie uchwały za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, czyli udział zdalny Jeżeli w umowie spółki nie wyłączono wprost tej możliwości. Podstawą dla odbycia zdalnego zgromadzenia wspólników jest jednak wcześniejsze uchwalenie przez radę nadzorczą, a w razie jej braku, przez wspólników, regulaminu zasad udziału w tak przeprowadzanym zgromadzeniu. 

3. Podjęcie uchwały poza zgromadzeniem Kodeks spółek handlowych przewiduje w art. 227 § 2 dwa rozwiązania:

• Głosowanie w ramach kurendy

Uchwały mogą być powzięte bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą zgodę na dane postanowienie. Z technicznego punktu widzenia, podjęcie uchwały tym sposobem polega na przesłaniu wszystkim wspólnikom projektu uchwały o tej samej treści i złożeniu przez wszystkich głosu za uchwałą. Możliwe jest także złożenie głosu „za” przez każdego ze wspólników na tym samym egzemplarzu projektu uchwały (tzw. kurenda). W obydwu przypadkach warunkiem podjęcia uchwały jest oddanie głosu za uchwałą przez wszystkich wspólników spółki. Uchwała może zatem być podjęta tylko jednomyślnie.

• Podjęcie uchwały w głosowaniu pisemnym

Wymaga wyrażenia przez każdego ze wspólników odrębnej zgody na podjęcie w danej sprawie uchwały w trybie pisemnym. Uchwała zapada wtedy, gdy za uchwałą oddaje głos większość wspólników wymagana dla podjęcie uchwały w danej sprawie.   Od strony technicznej, podejmowanie tej uchwały może zostać podzielone na dwa odrębne czasowo etapy: - pierwszy obejmujący wyrażenie zgody przez wszystkich wspólników na podjęcie uchwały; - drugi obejmujący głosowanie w sprawie projektu uchwały.   

Dopuszczalne jest także równoczesne przesłanie do każdego ze wspólników projektu dokumentu, na którym wspólnik wyraża zgodę na pisemne głosowanie wraz z projektem uchwały podejmowanej w tym trybie. Należy mieć na uwadze, że możliwość podjęcia uchwały w trybie art. 227 § 2 KSH jest wyłączona w dwóch przypadkach: 

• co do uchwał, dla których podjęcia przepisy ustawy wymagają zwołania zgromadzenia wspólników (np. uchwała o przekształceniu);
• co do uchwał, dla których podjęcia wymagane jest głosowanie tajne (np. uchwała o udzieleniu absolutorium członkowi zarządu).  

Dobre praktyki dla wspólników

• Weryfikuj postanowienia umowy spółki. Umowa spółki może zawierać dodatkowe ograniczenia lub wymogi dotyczące sposobu podejmowania uchwał.
• Dopilnuj formalności. Błędy natury organizacyjnej jak np. odbycie zgromadzenia niezgodnie z przepisami lub umową spółki mogą skutkować unieważnieniem uchwały.
• Rozważ sporządzenie regulaminu zgromadzeń zdalnych. Może to znacznie ułatwić podejmowanie uchwał w przyszłości.
• Zasięgaj konsultacji prawnych, aby upewnić się, że treść i sposób podjęcia uchwał są zgodne z przepisami i umową spółki.