Zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców – na co musi pracodawca musi zwrócić szczególną uwagę?

1 czerwca 2025 r. w życie weszły przepisy ustawy z dnia 24 kwietnia 2025 r. o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw. Wprowadzono nowe obowiązki dotyczące zarówno pracodawców, jak i pracowników. Zmieniły się również kluczowe elementy procedury legalizacji, w tym między innymi sposób jej prowadzenia.   

INFORMACJA STAROSTY 

Dotychczasowy obowiązek  

Na pracodawcy ciążył obowiązek uzyskania informacji starosty w celu wykazania możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych pracodawcy w oparciu o lokalny rynek pracy. Przy wydawaniu tej informacji kluczowe było uwzględnienie pierwszeństwa dostępu do rynku pracy obywateli Polski. Pracodawca składał ofertę pracy do starosty, a następnie sprawdzano możliwość rekrutacji odpowiednich osób w oparciu o rejestr osób bezrobotnych i poszukujących pracy. Badano również wysokość proponowanego wynagrodzenia w porównaniu do standardów rynkowych oraz adekwatność wymagań stawianych kandydatom. Informacja starosty stanowiła załącznik do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę dla cudzoziemca.   

Pracodawca nie musi przeprowadzać już tzw. testu rynku pracy  

Uzyskiwanie informacji starosty w celu otrzymania zezwolenia na pracę czy też zezwolenia na pobyt czasowy i pracę nie będzie już wymagane. W życie wchodzi jednak nowe rozwiązanie mające na celu priorytetyzację pracowników lokalnych. Starości będą mieli możliwość określenia listy zawodów i rodzajów pracy, w których zezwolenia na pracę cudzoziemcom zamierzającym podjąć zatrudnienie na terenie danego powiatu nie będą wydawane. Będzie to miało zastosowanie, dla przykładu, w przypadku zwolnień grupowych lub likwidacji dużego zakładu pracy na terytorium danego powiatu.  

CYFRYZACJA   

Stan do 1 czerwca 2025 - Większa dowolność  

Procedury zatrudniania cudzoziemców do tej pory wykorzystywały zarówno drogę elektroniczną, jak i papierową. Elektroniczne składanie wniosków było możliwe, ale nie obligatoryjne, a niektóre dokumenty musiały zostać złożone w formie papierowej. Sposób korzystania z elektronicznych systemów takich jak praca.gov.pl nie był prawnie usystematyzowany.  

Usystematyzowanie procesu  

Oświadczenia o powierzeniu pracy, wnioski o wydanie zezwolenia na pracę oraz wszelkie dokumenty w tych sprawach muszą być składane elektronicznie przed portal praca.gov.pl. W przypadku złożenia dokumentów w inny sposób, np. korespondencyjne, wnioski będą pozostawiane bez rozpoznania. Cały proces legalizacji zatrudnienia odbywał się będzie przez portal praca.gov.pl. System zintegruje również dane z ZUS i Straży Granicznej, co powinno doprowadzić do usprawnienia procesu kontroli legalności zatrudniania cudzoziemców. 

OBOWIĄZKI INFORMACYJNE PRACODAWCY 

Krótsze terminy, szerszy zakres danych  

Na pracodawcę nałożono wiele nowych obowiązków informacyjnych. Pracodawca będzie musiał przesłać kopię umowy zawartej z cudzoziemcem do urzędu, który wydał zezwolenie na pracę bądź oświadczenie o powierzeniu pracy. Kopia umowy musi zostać dostarczona jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia cudzoziemca. Proces przekazywania dokumentów ma odbywać się wyłącznie elektronicznie. W przypadku pracodawców, którzy złożyli oświadczenia o powierzeniu pracy, wprowadzono obowiązek informowania starosty o podjęciu/niepodjęciu pracy przez cudzoziemca bądź zakończeniu jej przed terminem. Pracodawcy zatrudniający cudzoziemców na podstawie zezwolenia na pracę są zobowiązani informować wojewodę w terminie 7 dni o przerwach w zatrudnieniu cudzoziemca, przykładowo, o przerwaniu przez niego pracy na ponad 2 miesiące. Wojewoda musi zostać również poinformowany o każdej zmianie siedziby, nazwy lub formy prawnej pracodawcy, oraz o zmianie nazwy stanowiska cudzoziemca.  

ZMIANA MIEJSCA BĄDŹ STANOWISKA PRACY PRACOWNIKA Z NIEBIESKĄ KARTĄ UE 

Poprzednio: Zmiana pracy? Zmiana zezwolenia  

Przy zmianie miejsca pracy pracownika, wobec których wydano decyzję udzielającą zezwolenia na pobyt w celu wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji – tak zwanej Niebieskiej Karty UE, konieczne jest uprzednie zawiadomienie wojewody w terminie 15 dni roboczych. Art. 135 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (dalej jako „ustawa o cudzoziemcach”) przewidywał ograniczenia mobilności zawodowej pracowników posiadających Niebieską Kartę UE. Zezwolenie było związane bezpośrednio z miejscem pracy i stanowiskiem cudzoziemca. W przypadku planu zmiany miejsca pracy, stanowiska, bądź wysokości wynagrodzenia cudzoziemca na niższe, konieczna była zmiana zezwolenia. Zmiany dokonywał właściwy wojewoda na wniosek cudzoziemca. Co istotne, obowiązek ten miał zastosowanie w okresie pierwszych 2 lat pobytu cudzoziemca na terytorium Polski na podstawie wydanej decyzji. Po upływie 2 lat zmiana pracodawcy, stanowiska czy innych warunków zatrudnienia nadal wymaga zawiadomienia wojewody, jednak nie powoduje konieczności zmiany treści zezwolenia. 

Niebieska Karta UE przyjmuje charakter ogólny  

Jedną z najistotniejszych zmian w zakresie zatrudniania cudzoziemców posiadających Niebieską Kartę UE jest zniesienie wymogu zmiany wydanego wcześniej zezwolenia. Uchylony został art. 135 ustawy o cudzoziemcach, obecnie więc cudzoziemiec może zmieniać miejsce czy stanowisko pracy bez konieczności zmiany zezwolenia ani uzyskania nowego zezwolenia, niezależnie od tego, ile przebywa w Polsce na podstawie zezwolenia. Zmiana pracy przez cudzoziemca może dotyczyć tylko zmiany, która mieści się w pojęciu wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji w rozumieniu art. 3 pkt 24 ustawy o cudzoziemcach.   

Co istotne, w przypadku cudzoziemców, co do których wydano decyzję udzielającą zezwolenia na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji przed dniem wejścia w życie Ustawy, stosuje się przepisy dotychczasowe.   

Ponadto, w przypadku uzyskiwania pierwszej Niebieskiej Karty UE, minimalna długość umowy o pracę dołączanej do wniosku została skrócona z jednego roku do 6 miesięcy.  

Przepisy o obowiązku informowania wojewody o zmianie miejsca pracy bądź jej utracie nie uległy zmianie – pracownik-cudzoziemiec dalej ma na to 15 dni roboczych.