Workation – czy praca zdalna z zagranicy jest bezpieczna prawnie?
Coraz więcej pracowników, korzystając z możliwości pracy zdalnej uregulowanej w polskim Kodeksie pracy od 2023 roku, łączy obowiązki zawodowe z podróżowaniem. „Workation”– czyli praca zdalna wykonywana z innego kraju – brzmi jak spełnienie marzeń. Ale czy jest zgodna z prawem? Co na to Kodeks pracy, ZUS i Urząd Skarbowy? Odpowiadamy na najważniejsze pytania – zarówno z perspektywy pracownika, jak i pracodawcy.
Czy polskie prawo pracy pozwala na pracę zdalną za granicą?
Praca zdalna za granicą nie jest wprost uregulowana w polskim Kodeksie pracy, ale nie jest też zakazana. Pracownik i pracodawca mogą wspólnie ustalić, że miejsce świadczenia pracy zdalnej będzie znajdować się poza terytorium Polski.
Czy pracownik musi poinformować pracodawcę, że wyjeżdża za granicę i zamierza tam pracować?
Tak. Pracownik ma obowiązek uzgodnienia z pracodawcą miejsca wykonywania pracy zdalnej. Jeśli planuje pracować z zagranicy – choćby przez kilka dni czy tygodni – powinien to zgłosić i uzyskać zgodę pracodawcy. Wykonywanie pracy z zagranicy bez takiej zgody może zostać potraktowane jako naruszenie obowiązków pracowniczych.
Jakie obowiązki formalne ma pracodawca, jeśli pracownik pracuje z zagranicy?
To zależy od długości i kraju pobytu pracownika:
Krótkoterminowy wyjazd – zwykle nie wymaga szczególnych formalności. Obowiązki podatkowe i ubezpieczeniowe wciąż spoczywają na polskim pracodawcy.
Dłuższy pobyt lub regularna praca z zagranicy – może wiązać się z koniecznością:
rejestracji firmy w zagranicznym systemie podatkowym lub ubezpieczeniowym,
odprowadzania składek i podatków za granicą,
zgłoszenia delegowania (np. w przypadku UE – poprzez system IMI),
uwzględnienia lokalnych przepisów prawa pracy.
Czy pracownik musi płacić składki ZUS i podatek dochodowy w kraju, z którego pracuje?
To zależy od długości pobytu i kraju.
W przypadku wyjazdów do krajów UE/EOG lub Szwajcarii, w przypadku gdy praca zdalna z zagranicy jest wykonywana w wymiarze nie większym niż 50% (zgodnie z umową ramową UE z 29 czerwca 2023 roku w sprawie transgranicznej pracy zdalnej) – pracownik pozostaje w polskim systemie ubezpieczeń społecznych (ZUS). Pracodawca powinien uzyskać dla pracownika zaświadczenie A1 (o którym niżej).
Jeśli pracownik przebywa za granicą dłużej niż 183 dni w roku podatkowym – może powstać obowiązek zapłaty podatku dochodowego w kraju pobytu (na mocy umów o unikaniu podwójnego opodatkowania). Jeśli pracownik pracuje z zagranicy krócej niż 183 dni w roku podatkowym, pozostaje on polskim rezydentem podatkowym.
Poza UE – obowiązki mogą być bardziej złożone i wymagać konsultacji z lokalnym doradcą podatkowym.
Co to jest zaświadczenie A1 i kiedy jest potrzebne?
To dokument potwierdzający, że dana osoba podlega ubezpieczeniom społecznym w Polsce, mimo że pracuje (czasowo) za granicą. Jest wymagany przede wszystkim w krajach UE i EOG. Bez A1 zagraniczny urząd może zażądać rejestracji w lokalnym systemie ubezpieczeń.
A co z BHP? Czy pracodawca odpowiada za warunki pracy pracownika zdalnego za granicą?
Teoretycznie – tak. Pracodawca ma obowiązek zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy, nawet zdalnej. W praktyce, w przypadku pracy z zagranicy, odpowiedzialność pracodawcy jest mocno ograniczona – dlatego powinien zawrzeć z pracownikiem stosowne zapisy, np. w porozumieniu o pracy zdalnej, w których pracownik potwierdzi, że jego stanowisko pracy zdalnej za granicą spełnia warunki BHP.
Czy pracownik może sam zdecydować, że dziś pracuje z Hiszpanii, a jutro z Włoch?
Nie. Może rodzić poważne problemy prawne i podatkowe dla pracodawcy. Zmiany miejsca pracy zdalnej za granicą powinny być zgłaszane i każdorazowo uzgadniane z pracodawcą – w tym z podaniem planowanego czasu pracy z danego konkretnego miejsca.
Jakie ryzyka wiążą się z nieformalną pracą zdalną za granicą?
Dla pracodawcy:
Ryzyko powstania zagranicznego "zakładu podatkowego",
obowiązek rejestracji w lokalnym ZUS i urzędzie skarbowym,
potencjalne kontrole i kary.
Dla pracownika:
utrata ochrony ubezpieczeniowej;
konieczność zapłaty podatku za granicą;
problemy z legalnością pobytu (w krajach spoza UE);
odpowiedzialność za zatajenie miejsca pracy.
Podsumowanie - Workation - z głową i zgodnie z prawem
Workation to kusząca opcja, ale wymaga odpowiednich ustaleń i zadbania o formalności. Jeśli pracownik zamierza wyjechać za granicę i tam wykonywać obowiązki służbowe, powinien wcześniej poinformować pracodawcę i otrzymać jego zgodę. Pracodawca z kolei nie powinien ignorować takiego faktu – nawet jeśli wyjazd ma charakter tymczasowy i nieformalny.
Bezpieczeństwo prawne, podatkowe i ubezpieczeniowe to fundament udanego workation.
