Staż pracy stanowi kluczowe kryterium w zakresie nabywania szeregu uprawnień pracowniczych. Oprócz uprawnień wynikających wprost z Kodeksu pracy – takich jak długość okresu wypowiedzenia, wymiar urlopu wypoczynkowego czy prawo do odprawy – ma on również istotne znaczenie przy korzystaniu z uprawnień przewidzianych w regulacjach wewnątrzzakładowych.
Projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (druk sejmowy nr 1426) przewiduje zasadniczą reformę podejścia do stażu pracy. Dotychczas obowiązująca zasada, zgodnie z którą do stażu zaliczano zasadniczo wyłącznie okresy zatrudnienia w ramach stosunku pracy, zostanie zastąpiona szerszym ujęciem doświadczenia zawodowego. Po wejściu w życie nowych przepisów do stażu pracy wliczane będą także okresy aktywności zawodowej wykonywane na podstawie umów cywilnoprawnych, prowadzenia działalności gospodarczej czy pracy zarobkowej za granicą – a więc formy dotychczas nieuwzględniane na równi z etatem.
Projektowane zmiany to jedna z najdalej idących reform prawa pracy ostatnich lat. Jej zasadniczym celem jest zrównanie w prawach pracowników etatowych i osób wykonujących pracę na innych podstawach prawnych poprzez jednolite traktowanie ich doświadczenia zawodowego przy obliczaniu stażu pracy.
Jakie okresy aktywności zawodowej będą wliczane do ogólnego stażu pracy?
Obecnie do stażu pracy wliczane są przede wszystkim okresy pozostawania w stosunku pracy oraz niektóre szczególne okresy określone w przepisach, takie jak np. czynna służba wojskowa, prowadzenie gospodarstwa rolnego, pracy za granicą u pracodawcy zagranicznego czy odbywanie studiów doktoranckich.
Projekt ustawy wprowadza zasadniczą zmianę – od 2026 r. do stażu pracy będą zaliczane także inne formy aktywności zawodowej, w szczególności:
okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej,
okresy wykonywania pracy na podstawie umów cywilnoprawnych (umowa zlecenie, umowa o świadczenie usług, umowa agencyjna),
bycie wspólnikiem spółek osobowych czy akcjonariuszem prostej spółki akcyjnej,
praca zarobkowa za granicą,
okresy korzystania z „ulgi na start” oraz zawieszenia działalności gospodarczej z powodu sprawowania opieki nad dzieckiem,
członkostwo w spółdzielniach produkcyjnych i kółkach rolniczych.
Czy zmiany dotyczą także zakładowego stażu pracy?
Tak. Jeżeli dana aktywność zawodowa była wykonywana na rzecz obecnego pracodawcy, np. na podstawie umowy zlecenia, to po wprowadzeniu planowanych zmian legislacyjnych zostanie ona wliczona do zakładowego stażu pracy tego pracownika.
Czy przy obliczaniu stażu pracy znaczenie będzie miał wymiar czasu wykonywanej pracy?
Nie. Projektodawca utrzymuje dotychczasową zasadę obowiązującą w prawie pracy, zgodnie z którą do stażu wlicza się cały okres zatrudnienia, niezależnie od wymiaru czasu pracy. Tak jak obecnie w przypadku pracy na część etatu, okres ten liczony jest tak samo jak przy pełnym wymiarze, tak również w odniesieniu do umów cywilnoprawnych czy prowadzenia działalności gospodarczej cały okres będzie wliczany do stażu.
Jakie zasady będą obowiązywać w przypadku, gdy okresy różnych aktywności zawodowych nakładają się na siebie?
Projekt ustawy przewiduje, że w sytuacji, gdy różne okresy aktywności zawodowej nakładają się w czasie, do stażu pracy wliczany będzie tylko jeden z nich. Przykładowo, jeżeli osoba prowadziła działalność gospodarczą i równolegle wykonywała umowę zlecenia, do stażu pracy zostanie zaliczony tylko jeden okres – okres ten nie będzie liczony podwójnie.
Czy nowelizacja przewiduje konkretne sposoby na potwierdzenie i udokumentowanie okresów aktywności zawodowej?
Nowelizacja przewiduje istotną rolę Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w procesie weryfikacji okresów aktywności zawodowej. To ZUS, na wniosek zainteresowanego, będzie wydawał zaświadczenia potwierdzające okresy opłacania składek z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej, wykonywania umów cywilnoprawnych czy innych aktywności objętych nowymi przepisami. Wniosek składany będzie elektronicznie poprzez platformę PUE ZUS, co ma uprościć i przyspieszyć procedurę. Projektodawca wskazał w uzasadnieniu, że centralna rola ZUS pozwoli na wyeliminowanie wątpliwości związanych z różnorodnością dokumentów i praktyką organów podatkowych oraz zagranicznych instytucji.
Na kim spoczywa ciężar udokumentowania okresów aktywności zawodowej zaliczanych do stażu pracy?
Zgodnie z projektem ustawy, ciężar udowodnienia okresów aktywności zawodowej spoczywa na pracowniku. To pracownik musi przedłożyć pracodawcy odpowiednie dokumenty potwierdzające jego wcześniejszą aktywność zawodową. Podstawę mogą stanowić zaświadczenia z ZUS potwierdzające opłacanie składek, dokumenty z administracji podatkowej, certyfikaty, a w przypadku pracy wykonywanej za granicą – wszelkie dokumenty potwierdzające faktyczne świadczenie pracy, np. umowy, zaświadczenia od zagranicznych pracodawców, dokumenty ubezpieczeniowe lub podatkowe wraz z tłumaczeniem na język polski.
Kiedy i w jakim terminie pracownik może przedkładać dokumenty potwierdzające wcześniejsze okresy aktywności zawodowej?
Ustawa rozróżnia sytuację pracowników już zatrudnionych w dniu wejścia w życie nowych regulacji od osób podejmujących pracę po tej dacie. W przypadku osób pozostających w zatrudnieniu 1 stycznia 2026 r. przewidziano limit czasowy – pracownik ma 24 miesiące na przedstawienie dokumentów potwierdzających wcześniejsze okresy aktywności zawodowej. Po upływie tego terminu pracodawca nie będzie zobowiązany do ich uwzględnienia przy ustalaniu stażu pracy.
Natomiast w odniesieniu do pracowników zatrudnianych w 2026 r. ustawodawca nie wprowadza ograniczeń czasowych. Dokumenty można składać w dowolnym momencie trwania zatrudnienia, a pracodawca ma obowiązek ich uwzględnienia.
Czy nowe przepisy umożliwią wyrównanie uprawnień pracowniczych wstecz, tj. za okresy sprzed wejścia w życie ustawy?
Nie. Ustawodawca jednoznacznie wskazał w przepisach przejściowych, że zmiany nie mają charakteru retroaktywnego. Oznacza to, że pracownicy nie nabędą prawa do dodatkowych świadczeń, wynagrodzenia czy urlopu za okresy sprzed 1 stycznia 2026 r., nawet jeśli te okresy zostaną zaliczone do stażu pracy. Zaliczenie okresów aktywności zawodowej wywołuje skutki jedynie na przyszłość.
W jaki sposób nowe regulacje dotyczące stażu pracy wpłyną na postępowania rekrutacyjne prowadzone na wolne stanowiska pracy?
Projekt ustawy wskazuje, że okresy aktywności zawodowej, które od 2026 r. będą zaliczane do stażu pracy, nie będą uwzględniane przy ocenie wymaganego stażu w procesach rekrutacji wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie ustawy. Oznacza to, że trwające rekrutacje będą prowadzone według dotychczasowych zasad, natomiast te rozpoczęte po 1 stycznia 2026 r. będą uwzględniały nowe zasady obliczania stażu pracy.
Czy przepisy przejściowe obejmują również trwające w dniu wejścia w życie ustawy okresy wypowiedzenia umów o pracę?
Tak. Projekt przewiduje, że okresy wypowiedzenia rozpoczęte przed 1 stycznia 2026 r. pozostają liczone według dotychczasowych zasad. Nowe regulacje będą miały zastosowanie wyłącznie do wypowiedzeń złożonych od dnia wejścia w życie ustawy. Rozwiązanie to ma zapobiec sytuacjom, w których w trakcie biegnącego już okresu wypowiedzenia umowy o pracę zmianie uległaby jego długość.
Przykład 1 – Zleceniobiorca w dużej firmie
Pracownik, który przez sześć lat wykonywał na rzecz spółki handlowej usługi marketingowe w oparciu o umowy zlecenia, od stycznia 2026 r. zostaje zatrudniony w tej samej spółce na podstawie umowy o pracę. Zgodnie z nowymi przepisami, cały okres wcześniejszej współpracy zostaje zaliczony do zakładowego stażu pracy. W praktyce oznacza to uzyskanie od razu prawa do 26 dni urlopu wypoczynkowego, dłuższego okresu wypowiedzenia i ewentualnych świadczeń zakładowych (np. dodatku stażowego), które dotychczas były zastrzeżone dla pracowników o wieloletnim stażu etatowym.
Przykład 2 – przedsiębiorca zatrudniony na etat
Osoba prowadząca przez piętnaście lat działalność gospodarczą w branży usług doradczych podejmuje zatrudnienie w korporacji od 2026 r. Po złożeniu wniosku i przedstawieniu zaświadczeń z ZUS, cały okres prowadzenia działalności zostaje zaliczony do ogólnego stażu pracy. W efekcie pracownik od pierwszego dnia zatrudnienia uzyskuje prawo do pełnego wymiaru urlopu wypoczynkowego oraz korzysta z ochrony wynikającej z dłuższych okresów wypowiedzenia, tak jakby od lat pracował w ramach stosunku pracy.
Zgodnie z założeniami, ustawa ma wejść w życie 1 stycznia 2026 r. w sektorze publicznym oraz – po sześciomiesięcznym vacatio legis – w sektorze prywatnym. Projekt jest na etapie prac parlamentarnych. Dnia 22 lipca 2025 r. odbyło się jego pierwsze czytanie w Sejmie, po którym został skierowany do Komisji Nadzwyczajnej do spraw zmian w kodyfikacjach.
