Dalsze obowiązki pracodawców wynikające bezpośrednio z dyrektywy w sprawie przejrzystości wynagrodzeń

Kontynuując wątek rozpoczęty w poprzedniej publikacji, poświęconej nowelizacji Kodeksu pracy jako pierwszemu etapowi wdrażania przepisów dotyczących przejrzystości wynagrodzeń, poniżej przedstawiamy pozostałe obowiązki wynikające bezpośrednio z dyrektywy UE 2023/970. 

Pomimo braku dalszych prac legislacyjnych na poziomie krajowym, pracodawcy już teraz powinni rozpocząć przygotowania do wdrożenia pozostałych wymogów przewidzianych w dyrektywie, tak aby zapewnić odpowiedni poziom gotowości organizacyjnej oraz pełną zgodność z nadchodzącymi obowiązkami wraz z momentem obowiązywania przepisów dyrektywy. 

Dyrektywa jako źródło samodzielnych obowiązków 

Dyrektywa 2023/970 weszła w życie 6 czerwca 2023 r., a termin jej pełnej implementacji do porządków krajowych państw członkowskich upływa 7 czerwca 2026 r.  

Polski ustawodawca zdecydował się jak dotąd jedynie na fragmentaryczne wdrożenie jej przepisów poprzez nowelizację Kodeksu pracy, która weszła w życie 24 grudnia 2025 r. i, jak już wskazywaliśmy, dotyczy głównie nowych obowiązków na etapie rekrutacji. Nie wyczerpuje ona jednak katalogu obowiązków przewidzianych w dyrektywie, ani nie obejmuje mechanizmów raportowania, egzekwowania oraz oceny struktur wynagrodzeń, które mają kluczowe znaczenie z punktu widzenia realizacji zasady przejrzystości płac. 

Należy przy tym ponownie podkreślić, że celem dyrektywy nie jest wprowadzenie jawności indywidualnych wynagrodzeń, lecz wzmocnienie stosowania zasady równości wynagrodzeń kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości, poprzez usunięcie asymetrii informacyjnej i stworzenie realnych narzędzi kontroli oraz dochodzenia roszczeń z tego tytułu przez pracowników. 

Struktury wynagrodzeń i wartościowanie pracy 

Jednym z kluczowych, a zarazem najbardziej wymagających obowiązków wynikających bezpośrednio z dyrektywy jest konieczność zapewnienia przez pracodawców takich struktur wynagrodzeń, które umożliwiają ocenę, czy pracownicy wykonujący taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości są wynagradzani w sposób równy. Dyrektywa nie nakłada wprost obowiązku wprowadzenia regulaminów wynagradzania czy taryfikatorów stanowisk, ale wymaga, aby system płacowy był oparty na obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriach. 

W praktyce oznacza to konieczność (szczególnie w większych organizacjach) uporządkowania zasad ustalania wynagrodzeń zasadniczych, dodatków, premii oraz innych składników zmiennych. Kryteria takie jak umiejętności, wysiłek, zakres odpowiedzialności i warunki pracy, wskazane w dyrektywie jako podstawowe dla oceny wartości pracy, powinny być możliwe do zastosowania i porównania w obrębie danej organizacji. Co istotne, różnicowanie wynagrodzeń będzie nadal dopuszczalne, o ile pracodawca będzie w stanie wykazać, że opiera się ono na kryteriach obiektywnych, takich jak kompetencje czy osiągnięcia, a nie na przesłankach dyskryminacyjnych. 

Prawo pracowników do informacji nie tylko na etapie rekrutacji 

Nowelizacja Kodeksu pracy koncentruje się na prawach kandydatów do pracy, tymczasem dyrektywa wprowadza również szerokie uprawnienia informacyjne dla osób już zatrudnionych. Pracownicy będą mieli prawo wystąpić do pracodawcy o informacje dotyczące ich indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzenia w podziale na płeć dla kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. 

Pracodawca będzie zobowiązany udzielić informacji w rozsądnym terminie, w formie pisemnej, przy czym przekazanie pracownikowi informacji nie może prowadzić do identyfikacji konkretnych pracowników.  

Dyrektywa przewiduje również obowiązek corocznego informowania pracowników o przysługującym im prawie do uzyskania tych informacji oraz o procedurze realizacji tego uprawnienia. Jest to rozwiązanie, które w sposób zasadniczy zmienia dotychczasową praktykę, opartą na daleko posuniętej poufności polityk płacowych. 

Zakaz klauzul o poufności wynagrodzenia 

Bardzo ważną zmianą, która będzie miała bezpośredni wpływ na dotychczasową praktykę rynkową, jest wprost wyrażony w dyrektywie zakaz ograniczania pracowników w ujawnianiu informacji o własnym wynagrodzeniu. W konsekwencji niedopuszczalne będzie stosowanie klauzul o poufności wynagrodzenia, które obecnie są powszechnie wykorzystywane w umowach o pracę oraz innych dokumentach wewnętrznych. Pracownicy będą mieli prawo do ujawniania informacji o swoim wynagrodzeniu, w tym w zakresie niezbędnym do dochodzenia zasady równości wynagrodzeń, a jakiekolwiek działania odwetowe ze strony pracodawcy z tego tytułu będą zakazane. Oznacza to konieczność przeglądu oraz dostosowania obowiązujących wzorców umów, regulaminów oraz polityk wewnętrznych. 

Raportowanie luki płacowej - zróżnicowanie według wielkości pracodawcy 

Kolejne obowiązki dotyczą raportowania różnic w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn, przy czym zakres i częstotliwość raportowania uzależnione są od wielkości organizacji. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 250 pracowników będą zobowiązani do corocznego przekazywania określonych informacji właściwemu organowi nadzorczemu. Po raz pierwszy raport będzie musiał zostać przedłożony do 7 czerwca 2027 r. za rok poprzedni, a więc za rok 2026.  

Firmy zatrudniające od 100 do 249 pracowników będą składać takie raporty raz na trzy lata, natomiast mniejsze podmioty, co do zasady, nie zostaną objęte obowiązkiem raportowania, choć dyrektywa pozostawia państwom członkowskim możliwość rozszerzenia tego obowiązku także na mniejszych pracodawców, tak aby zmaksymalizować stopień przejrzystości wynagrodzeń, także w mniejszych organizacjach. 

Zakres raportowanych danych jest szeroki i obejmuje m.in. lukę płacową ze względu na płeć, medianę tej luki, udział kobiet i mężczyzn w poszczególnych kwartylach wynagrodzeń oraz różnice w zakresie składników zmiennych i uzupełniających. 

Jeżeli raport wykaże różnicę w średnim wynagrodzeniu kobiet i mężczyzn wynoszącą co najmniej 5% w danej kategorii pracowników a pracodawca nie będzie w stanie wykazać jej obiektywnego, neutralnego płciowo uzasadnienia lub nie usunie jej w ciągu sześciu miesięcy, pracodawca (zatrudniający co najmniej 100 pracowników) będzie zobowiązany do przeprowadzenia, we współpracy z przedstawicielami pracowników, wspólnej oceny wynagrodzeń, obejmującej przegląd i weryfikację struktur płacowych oraz środków naprawczych. 

Grupy kapitałowe i wspólne źródło warunków wynagradzania  

Istotnym aspektem dyrektywy jest rozszerzenie możliwości porównywania sytuacji pracowników także poza jednego pracodawcę. Jeżeli warunki wynagradzania można przypisać jednemu źródłu, na przykład spółce dominującej w grupie kapitałowej, pracownicy różnych podmiotów mogą znajdować się w porównywalnej sytuacji prawnej. Ma to szczególne znaczenie dla holdingów oraz grup międzynarodowych, w których polityka płacowa ustalana jest centralnie. 

Brak ustawy nie zwalnia pracodawców z przygotowań  

Mimo że obecnie nie opublikowano nadal kolejnego projektu ustawy wdrażającej pozostałe obowiązki wynikające z dyrektywy 2023/970 do polskiego porządku prawnego, pracodawcy nie powinni odkładać na później działań zmierzających do przygotowania organizacji do zapewnienia zgodności z tymi obowiązkami. 

Dyrektywa zobowiązuje państwa członkowskie do wprowadzenia skutecznych, proporcjonalnych i odstraszających sankcji za naruszenie zasad przejrzystości wynagrodzeń wynikających z dyrektywy. Obejmują one w szczególności odpowiedzialność odszkodowawczą pracodawcy wobec pracownika, przy czym odszkodowanie ma w pełni rekompensować poniesioną szkodę, w tym utracone korzyści, bez wprowadzania górnych limitów kwotowych. Dyrektywa przewiduje również możliwość nakładania kar administracyjnych, a także szczególne rozwiązania procesowe, takie jak odwrócony ciężar dowodu w sporach dotyczących dyskryminacji płacowej. 

Skala zmian, stopień ich skomplikowania oraz potencjalne ryzyka prawne, w tym odpowiedzialność odszkodowawcza i kary finansowe, przemawiają za tym, aby pracodawcy jak najszybciej rozpoczęli audyt struktur wynagrodzeń, zasad premiowania oraz dostępnych danych kadrowo-płacowych. 

Przejrzystość wynagrodzeń z pewnością stanie się jednym z kluczowych obszarów compliance pracodawców w najbliższych latach.