Elementy umowy wdrożeniowej, na które trzeba zwrócić szczególną uwagę

Niezależnie od tego, czy wdrożenie realizujemy w modelu Waterfall czy w modelu Agile, istnieją pewne niezmienne elementy umowy wdrożeniowej, na które zawsze musimy zwrócić szczególną uwagę. To od sposobu ich zredagowania zależeć będzie nasze ryzyko i komfort bezpiecznej realizacji wdrożenia. 

W każdym przypadku musimy odpowiedzieć sobie na kluczowe pytania, które jedynie z pozoru wydają się być dość oczywiste: 

• Na co dokładnie się umawiamy? 

• Ile, jak, za co i kiedy dokładnie płacimy? 

• Kiedy i jak potwierdzamy prawidłowość wykonania umowy? 

• Jakie są zasady odpowiedzialności kontraktowej stron, w szczególności za opóźnienie? 

• Czy przewidujemy możliwość wycofania się z realizacji umowy wdrożeniowej i na jakich warunkach? 

W praktyce, w dużej części projektów wdrożeniowych odpowiedzi na powyższe pytania nie układają się w spójny obraz, skutkując istotnym, a zupełnie zbędnym ryzykiem. Przyczyny są różne, jednak z reguły wynikają z braku wzajemnego zrozumienia potrzeb i oczekiwań stron lub braku zapewnienia w umowie równowagi kontraktowej.  

To dlatego, precyzyjne, a przede wszystkim zrozumiałe dla stron, opisanie warunków realizacji wdrożenia jest takie ważne. 

Na co się umawiamy? 

Zgodne rozumienie tego punktu przez obie strony jest kluczem do jakiejkolwiek dalszej pracy. Szczególnie Zamawiający musi mieć wiedzę i świadomość tego, czy podpisywana umowa wdrożeniowa dotyczy: 

• Przeprowadzenia wdrożenia w takim znaczeniu, że Wykonawca dostarcza określony w umowie funkcjonujący system informatyczny, a więc jest formą umowy o dzieło, na podstawie której Zamawiający może oczekiwać od Wykonawcy określonego rezultatu. 

• Świadczenia przez Wykonawcą usług wdrożeniowych, które – docelowo mają doprowadzić do wdrożenia określonego w systemu informatycznego, jednak taki rezultat, tj. dostarczenie funkcjonującego systemu, nie jest przedmiotem zobowiązania Wykonawcy i Zamawiający nie ma formalnych podstaw do żądania dostarczenia takiego rezultatu. 

Równocześnie, Zamawiający musi mieć wiedzę i świadomość tego, czy podpisywana umowa wdrożeniowa dotyczy wdrożenia: 

• Rozwiązania o już zdefiniowanych wymaganiach i funkcjonalnościach, znanych i potwierdzonych przez strony na dzień zawarcia umowy (a więc Zamawiający zna parametry referencyjne i może oczekiwać ich dostarczenia), czy też rozwiązania, co do którego wymagania biznesowe i funkcjonalne nie są jeszcze do końca zdefiniowane i wymagają dopracowania w toku realizacji wdrożenia (w związku z czym docelowy produkt będzie dopiero kształtowany). 

• Produktu już istniejącego (typowego), który wymaga instalacji i dostosowania do środowiska i wymagań Zamawiającego, czy też rozwiązania dedykowanego, które będzie przez Wykonawcę dopiero budowane. 

Ile, jak, za co i kiedy płacimy? 

Kolejnym częstym punktem spornym, będącym niejednokrotnie zarzewiem konfliktu pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą jest charakter i sposób określenia wynagrodzenia. Strony powinny więc wzajemnie potwierdzić sobie przynajmniej: 

• W pierwszej kolejności to, czy wynagrodzenie ma charakter wynagrodzenia zamkniętego o określonym maksymalnym pułapie (maksymalnej kwocie do zapłaty), czy też jego maksymalna wysokość nie jest znana i może wzrosnąć. Okazuje się przy tym, że brak jednoznacznego rozstrzygnięcia tego elementu na etapie kontraktowania jest dość często spotykany. 

• W dalszej kolejności to, czy wynagrodzenie ma charakter ryczałtowy (fixed price), czy jest uzależnione od nakładu pracy (time&material), czy też ma charakter mieszany, łączący oba te systemy. 

• Wreszcie to, jak rozłożone są płatności wynagrodzenia i czy płatności te odpowiadają – z jednej strony – nakładowi pracy i kosztów Wykonawcy, a – z drugiej strony – otrzymywanym przez Zamawiającego wartościom i efektom pracy. 

Na koniec zaś wynagrodzenie powinno być po prostu spójne z charakterem umowy i sposobem opisania przedmiotu i zakresu zobowiązania Wykonawcy. 

Co z potwierdzeniem prawidłowości wykonania umowy? 

Jednym z koniecznych elementów działania stron w toku realizacji umowy jest stopniowe potwierdzanie prawidłowości wykonania poszczególnych etapów wdrożenia oraz potwierdzenie prawidłowego wykonania całości prac na etapie odbioru końcowego. Również ten – często niedoceniany – element umów wdrożeniowych należy do kluczowych ustaleń kontraktowych wpływających na ryzyko realizacji umowy. 

Tymczasem ponownie, dla uniknięcia ryzyka przy finalizowaniu prac wdrożeniowych bezwzględnie konieczne jest spójne i jednoznaczne ustalenie przez obie strony: 

• Tego, kiedy następuje potwierdzenie prawidłowości wykonania umowy wdrożeniowej, a tym samym zakończenie realizacji przez Wykonawcę wynikających z umowy obowiązków. Czy z chwilą oddania przez Wykonawcę rozwiązania przygotowanego do uruchomienia produkcyjnego, czy z chwilą startu produkcyjnego, czy też dopiero po usunięciu błędów, które mogą ujawnić się po rozpoczęciu korzystania z wdrożonego rozwiązania. Sposób uregulowania powyższego bezpośrednio przekłada się bowiem na to, kto jest odpowiedzialny za usunięcie błędów ujawnionych w związku z rozpoczęciem korzystania z rozwiązania i kogo obciążają koszty usunięcia tych błędów. 

• Tego, czy strony dopuszczają odbiór końcowy prac wdrożeniowych z błędami, których usuwanie będzie następować już po odbiorze (co jest często przyjmowaną praktyką), a jeśli tak, to jakie gwarancje ich usunięcia otrzymuje Zamawiający (co jest już często w umowach pomijane), czy też warunkiem skwitowania końcowego jest usunięcie wszystkich zidentyfikowanych błędów i uwzględnienie w zakresie zobowiązań Wykonawcy pewnego okresu stabilizacji rozwiązania. 

• Tego, czy odbiory „częściowe” dokonane na etapie realizacji umowy (niezależnie od tego, czy dotyczą etapów realizacji wdrożenia w formule Waterfall, czy realizacji poszczególnych sprintów w formule Agile) umożliwiają ich późniejsze ponowne zweryfikowanie w ramach prawidłowości wykonania całości rozwiązania. 

Zasady odpowiedzialności 

Niemniej ważną częścią postanowień umowy wdrożeniowej są postanowienia opisujące zasady odpowiedzialności stron, w tym w szczególności zasady odpowiedzialności Wykonawcy za niedotrzymanie terminów realizacji umowy. Szczególnie istotne jest jednoznaczne ustalenie: 

• Czy odpowiedzialność stron i kary umowne są limitowane do określonych kwot. 

• Czy odpowiedzialność Wykonawcy za niedotrzymanie terminów jest odpowiedzialnością zawinioną, tj. za zwłokę, czy odpowiedzialnością za fakt opóźnienia niezależną od winy Wykonawcy.  

• Czy Wykonawca odpowiada za niedotrzymanie terminów pośrednich realizacji umowy, czy jedynie za niedotrzymanie terminu końcowego. 

Wycofanie się z realizacji wdrożenia 

Ostatnim kluczowym zagadnieniem jest określenie warunków wycofania się z realizacji umowy. Prawidłowa regulacja tego zagadnienia, spójna z charakterem i harmonogramem umowy oraz z zasadami przekazywania prac wdrożeniowych i realizacji płatności, po pierwsze, zapobiega instrumentalnemu wykorzystywaniu zapisów przez jedną ze stron, po drugie pozwala z góry wyważyć sprzeczne w takiej sytuacji interesy stron. 

Obydwie strony powinny jednoznacznie określić i potwierdzić m.in.: 

• Czy możliwe jest „swobodne” wycofanie się jednej ze stron z realizacji projektu, a jeśli tak, to na jakich zasadach. 

• W jakich przypadkach strony przewidują możliwość wycofania się z realizacji umowy z przyczyn leżących po drugiej stronie, łącznie z doprecyzowaniem, czy takowe przyczyny muszą być przez tę drugą stronę zawinione. 

• Czy wycofanie się z realizacji umowy będzie następowało w formie wypowiedzenia umowy lub odstąpienia od umowy ze skutkiem wyłącznie na przyszłość, czy też może nastąpić również w formie odstąpienia od umowy ze skutkiem wstecznym. 

• Jakie będą zasady rozliczenia wykonanych prac, tj. czy i w jakiej części rezultaty prac pozostają po stronie Zamawiającego, jak też, czy i w jakiej części zapłacone wynagrodzenie pozostaje po stronie Wykonawcy oraz jakie są zasady rozliczenia niezapłaconej części wynagrodzenia. 

• Czy wycofanie się z realizacji umowy, w zależności od przypadku, będzie się wiązało z zapłatą odszkodowania (np. w formie kary umownej). 

Oczywiście każda umowa i każde wdrożenie mogą zostać z sukcesem zrealizowane niezależnie od tego, jak umowa jest skonstruowana i jak brzmią jej poszczególne zapisy. Jeżeli tak się dzieje, jest to wartość bezcenna. Rzeczywistość pokazuje jednak, że to właśnie precyzyjne warunki kontraktu, skonstruowane na „złe czasy”, pozwalają uniknąć dużej części ryzyk związanych z realizacją wdrożenia i to nie tylko tych na płaszczyźnie prawnej.