Rok w spółce z o.o. – pełnomocnik na zgromadzeniu wspólników – o czym warto pamiętać?

Zbliża się okres zwyczajnych zgromadzeń wspólników – czas zatwierdzania sprawozdań finansowych, udzielania absolutoriów i podejmowania kluczowych decyzji w spółkach z o.o. To dobry moment, aby przypomnieć o jednej z istotnych, a często pomijanych zasad dotyczących reprezentacji wspólników. Chodzi o art. 243 § 3 Kodeksu spółek handlowych, zgodnie z którym członek zarządu oraz pracownik spółki nie mogą być pełnomocnikami na zgromadzeniu wspólników. 

Kogo dotyczy zakaz? 

Zakaz ma charakter bezwzględny i obejmuje: 

• członków zarządu, 

• pracowników spółki. 

Nie ma przy tym znaczenia cel udzielenia pełnomocnictwa. Nawet jeśli wynika ono wyłącznie z powodów organizacyjnych, takie umocowanie pozostaje niedopuszczalne. 

Jakie są konsekwencje naruszenia? 

Pełnomocnictwo udzielone z naruszeniem powyższych reguł jest nieważne, a co za tym idzie: 

• głosy oddane przez takiego pełnomocnika również są nieważne, 

• głosy te nie powinny być uwzględniane przy obliczaniu większości, 

• udziałów reprezentowanych przez taką osobę nie uwzględnia się przy ustalaniu kworum. 

Co istotne, takie naruszenie wyłącza możliwość korzystania z uproszczonych trybów podejmowania uchwał. Szczególne znaczenie ma to przy często stosowanym art. 240 Kodeksu spółek handlowych, który pozwala na podjęcie uchwał bez formalnego zwołania zgromadzenia, jeśli reprezentowany jest cały kapitał zakładowy i nikt nie zgłosi sprzeciwu. 

Jeśli bowiem część udziałów reprezentuje osoba, która nie może być pełnomocnikiem, nie sposób mówić o reprezentacji całego kapitału zakładowego - a to wyklucza skorzystanie z uproszczonego trybu. 

Przykład praktyczny – gdy członek zarządu „występuje w dwóch rolach” 

W praktyce często pojawia się sytuacja, w której ta sama osoba jest jednocześnie członkiem zarządu spółki oraz członkiem zarządu jej wspólnika, np. innej spółki. 

W takim układzie kluczowe jest rozróżnienie, w jakiej roli dana osoba bierze udział w zgromadzeniu: 

• jeżeli działa jako członek zarządu wspólnika, a więc jako organ osoby prawnej, jej udział w zgromadzeniu jest w pełni dopuszczalny,  

• inaczej będzie natomiast, gdyby ta sama osoba miała reprezentować wspólnika na podstawie pełnomocnictwa – wówczas zastosowanie znajdzie zakaz z art. 243 § 3 Kodeksu spółek handlowych. 

Innymi słowy - ta sama osoba może występować na zgromadzeniu, ale tylko jako organ wspólnika, a nie jako jego pełnomocnik. 

W takiej sytuacji wspólnik będący osobą prawną wykonuje swoje prawa (w tym prawo głosu) zgodnie z zasadami jego reprezentacji wynikającymi z przepisów prawa oraz umowy lub statutu. 

Zaskarżenie uchwały – realne ryzyko 

Naruszenie art. 243 § 3 KSH może mieć bardzo istotne konsekwencje dla ważności uchwał. Taka uchwała, jako sprzeczna z ustawą, może zostać zaskarżona w drodze powództwa o stwierdzenie jej nieważności (art. 252 Kodeksu spółek handlowych). 

Jeżeli przy podejmowaniu uchwały naruszono postanowienia umowy spółki, np. dotyczące udziału w zgromadzeniu lub zasad głosowania przez pełnomocnika, uchwała może zostać zaskarżona także poprzez powództwo o jej uchylenie na podstawie art. 249 Kodeksu spółek handlowych. 

Warto podkreślić, że wadliwość oddanych głosów będzie miała wpływ na ocenę ważności uchwały tylko wtedy, gdy bez nich nie zostałaby ona przyjęta – w praktyce jednak często właśnie tak się dzieje. 

Nie tylko zwyczajne zgromadzenia 

Choć zagadnienie to szczególnie wraca przy okazji corocznych zgromadzeń zatwierdzających sprawozdania finansowe, warto pamiętać, że zakaz obowiązuje przy wszystkich zgromadzeniach wspólników – również nadzwyczajnych. 

O czym trzeba pamiętać przed zgromadzeniem - podsumowanie 

Zasada wynikająca z art. 243 § 3 KSH jest prosta, ale jej zignorowanie może prowadzić do poważnych konsekwencji – nie tylko dla ważności głosów, lecz także dla całej procedury podejmowania uchwał (np. wykluczenia trybów uproszczonych). 

Dlatego przed każdym zgromadzeniem warto zweryfikować, czy: 

• pełnomocnicy zostali prawidłowo ustanowieni, 

• nie należą do grona osób objętych ustawowym zakazem. 

To niewielki wysiłek organizacyjny, który może uchronić spółkę przed poważnymi sporami i ryzykami prawnymi.