Badanie sprawozdania finansowego w spółce z o.o. – kiedy jest obowiązkowe i jak się do niego przygotować

Sprawozdanie finansowe pod lupą biegłego – kluczowe kroki

Badanie sprawozdania finansowego nie jest formalnością „do odhaczenia”, lecz obowiązkiem ustawowym, którego zlekceważenie może przełożyć się na realną odpowiedzialność po stronie jednostki i członków jej organów. W przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością obowiązek ten pojawia się najczęściej w związku z przekroczeniem ustawowych progów wielkości działalności. 

W praktyce największe ryzyka nie wynikają z samego badania, lecz z pobieżnego traktowania sprawy. To na etapie organizacyjnym najczęściej pojawiają się błędy: spóźniony wybór audytora, brak wymaganej uchwały czy niedochowanie ustawowych terminów. 

Poniżej przedstawiamy kluczowe aspekty, które warto mieć pod kontrolą, aby cały proces przebiegał sprawnie i zgodnie z przepisami. 

Kto ma obowiązek przeprowadzić badanie sprawozdania finansowego? 

Zgodnie z art. 64 ust. 1 ustawy o rachunkowości obowiązkowi badania podlegają w szczególności: 

• roczne skonsolidowane sprawozdania finansowe grup kapitałowych, 

• roczne sprawozdania finansowe spółek akcyjnych (poza tymi w organizacji). 

Obowiązek dotyczy także: 

• spółek przejmujących oraz nowo zawiązanych – za rok, w którym nastąpiło połączenie, 

• jednostek sporządzających sprawozdania finansowe zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR). 

W praktyce MSR stosują przede wszystkim spółki notowane na rynku regulowanym, ale coraz częściej także podmioty z udziałem zagranicznego kapitału, które wymagają jednolitych zasad raportowania w grupie. 

Co istotne, powyższe przypadki powodują obowiązek badania niezależnie od rozmiaru prowadzonej działalności. 

Kryteria wielkościowe – kiedy badanie staje się obowiązkowe? 

Obowiązek badania powstaje również wtedy, gdy jednostka w poprzednim roku obrotowym spełniła co najmniej dwa z trzech kryteriów: 

• średnioroczne zatrudnienie wyniosło co najmniej 50 etatów, 

• suma aktywów bilansu na koniec roku przekroczyła 3 125 000 euro, 

• przychody netto ze sprzedaży towarów i usług osiągnęły co najmniej 6 250 000 euro. 

Oznacza to, że obowiązek badania może objąć również spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, które osiągnęły określoną skalę działalności. 

Wybór biegłego rewidenta – kto i kiedy podejmuje decyzję? 

Badanie może przeprowadzić wyłącznie uprawniony biegły rewident, działający samodzielnie lub w ramach firmy audytorskiej wpisanej do rejestru Polskiej Agencji Nadzoru Audytowego (PANA). 

Kluczowe jest, aby wybór nastąpił przed końcem roku obrotowego, którego dotyczy badanie. Wyboru dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe, chyba że statut, umowa lub przepisy przewidują inaczej. Kierownik jednostki (np. członek zarządu) nie może tego zrobić samodzielnie. 

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością wyboru firmy audytorskiej dokonuje co do zasady zgromadzenie wspólników, ewentualnie rada nadzorcza – jeżeli umowa spółki przyznaje jej taką kompetencję. 

Podjęcie uchwały jest formalnym warunkiem ważności wyboru firmy audytorskiej i gwarantuje prawidłowość całego procesu badania. 

Warto dodać, że w przypadku istnienia rady nadzorczej, organ ten ma obowiązek zawiadomić biegłego rewidenta o terminie posiedzenia rady, podczas którego dokonana zostanie ocena m.in. sprawozdania finansowego pod kątem jego zgodności z księgami, dokumentami i stanem faktycznym. Zawiadomienie powinno nastąpić z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem. 

Umowa o badanie – formalności 

Dopiero po prawidłowym wyborze biegłego rewidenta, kierownik jednostki może zawrzeć z firmą audytorską umowę o badanie sprawozdania finansowego. Umowa powinna precyzować zakres badania, harmonogram prac, wynagrodzenie oraz zasady odpowiedzialności stron. 

Należy pamiętać, że pierwsza umowa musi zostać zawarta na okres nie krótszy niż dwa lata, z możliwością przedłużenia na kolejne co najmniej dwuletnie okresy. To wymóg ustawowy, którego pominięcie może prowadzić do konsekwencji formalnych. 

Terminy 

W spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością sprawozdanie finansowe należy: 

• sporządzić w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego, 

• zatwierdzić w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego (w praktyce najczęściej do 30 czerwca przy roku obrotowym pokrywającym się z kalendarzowym), 

• złożyć do Krajowego Rejestru Sądowego w terminie 15 dni od zatwierdzenia. 

Niedochowanie terminów może skutkować odpowiedzialnością cywilną, a w przypadku spółek handlowych również odpowiedzialnością karną członków zarządu na podstawie art. 588–591 Kodeksu spółek handlowych. 

Najważniejsze wnioski 

Badanie sprawozdania finansowego to nie tylko wymóg ustawowy, lecz element budowania wiarygodności spółki wobec wspólników, beneficjentów, banków czy inwestorów. 

Dla sprawnego i bezpiecznego procesu najważniejsze jest prawidłowe ustalenie czy obowiązek badania powstał, prawidłowy wybór firmy audytorskiej, zawarcie umowy z firmą audytorską zgodnie z przepisami oraz dochowanie wszystkich ustawowych terminów. 

Sukces badania nie zależy wyłącznie od samego audytora, kluczowa jest dobra organizacja i pełna kontrola nad całym procesem ze strony spółki.